Mensen met een schuldenproblematiek hebben altijd te maken (gehad) met een incassobureau en andere mensen hebben wellicht eens een incassobrief gehad omdat ze een rekening een keertje waren vergeten te betalen of dat de leverende partij diens administratie niet op orde had of heeft. Er bestaan nogal wat verhalen in de wereld over de status van een incassobureau en wat deze allemaal wel en niet mogen. In deze blog tracht ik stapsgewijs aan de hand van een aantal open vragen om zo duidelijk mogelijk helderheid te bieden over de status van incassobureaus en wat ze nu allemaal wel en niet mogen.
Wat is de status van een incassobureau?
Een incassobureau heeft géén juridische status. Veel mensen schrikken als er een brief van een incassobureau tussen de post in de brievenbus zit. Een incassobureau is niets meer dan een bedrijf dat namens een ander bedrijf niet betaalde geldvorderingen probeert te innen. Ook al bestaan er cursussen en opleidingen tot het beroep van incassomedewerker, iedereen kan en mag een incassobureau beginnen. Je hoeft er dus in principe geen speciale opleiding voor gevolgd te hebben. Zolang er maar volgens de wet- en regelgeving wordt gehandeld. Een groot aantal incassobureaus zijn aangesloten bij een keurmerkinstituut die verlangt dat het bureau zich op een bepaalde, door hun gestelde, wijze handelt. Hier kom ik later even op terug.
Wat zijn nu incassokosten en wanneer en hoe die worden berekend?
Incassokosten zijn de kosten die het incassobureau maakt en doorbelast aan de schuldenaar, het bedrijf of de persoon die de rekening volgens administratie van een leverende partij dus niet heeft betaald. Om over te gaan op het doorbelasten van incassokosten moet er voldaan zijn aan de regels die in de Wet Incasso Kosten uit 2012 zijn opgenomen. De leverende partij moet namelijk altijd een kosteloze aanmaning verzenden met daarbij een betalingstermijn van 14 kalenderdagen. In deze aanmaning mag het bedrag wat de incassokosten en wettelijke rente zullen worden, wanneer de rekening niet in die laatste termijn wordt voldaan, staan. Wanneer een leverende partij deze laatste kosteloze aanmaning niet verzend, zal een incassobureau dat doen. Belast een leverende partij zonder kosteloze aanmaning de incassokosten toch? Dan zijn deze niet geldig.
Wanneer een leverende partij zelf de kosteloze aanmaning verzend en er wordt niet betaald, mag deze partij zelf de incassokosten al doorbelasten voordat de vordering naar een incassobureau gaat. Echter, wanneer de vordering naar een incassobureau gaat worden de eventuele doorbelaste incassokosten van de leverende partij wel in mindering gebracht. Dit moet omdat anders twee keer de incassokosten berekend zouden worden en dat mag niet. In dit laatste geval zal het incassobureau de incassokosten doorbelasten. Dit omdat zij ook betaald moeten worden.
De incassokosten worden volgens artikel 2 van Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten berekend. Deze berekening is als volgt:
- 15% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de eerste € 2.500 van de vordering met een minimum van € 40;
- 10% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 2.500 van de vordering;
- 5% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 5.000 van de vordering;
- 1% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 190.000 van de vordering;
- 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6.775.
Wanneer de leverende partij BTW plichtig is wordt de BTW ook meegenomen in de berekening. Het incassobureau zal deze moeten afdragen.
Wat is nu wettelijke rente en wanneer en hoe wordt die berekend?
Wettelijke rente mag worden berekend vanaf het moment dat de factuur 30 dagen oud is. We spreken over wettelijke rente niet-handelstransacties als de schuldenaar een consument is en niet handelt namens een bedrijf of organisatie. De rente is lager dan de wettelijke rente handelstransacties. De wettelijke rente wordt per half jaar opnieuw vastgesteld en mag door een leverende partij in principe in herinneringen en aanmaningen al in rekening worden gebracht wanneer een factuur ouder is dan 29 dagen. Deze wettelijke rente wordt vaak berekend door een incassobureau en komt na betaling ten goede van de leverende partij. Niet van het incassobureau.
De actuele wettelijke rente voor niet-handelstransacties en handelstransacties kunt u hier raadplegen.
Mogen er nog andere kosten in rekening worden gebracht?
Als de schuldenaar een consument is en niet handelt namens een bedrijf of organisatie mogen er geen overige kosten worden doorberekend. Administratiekosten, informatievoorzieningskosten (KvK, Kadaster, etc.) en dossierkosten mogen niet aan een consument in rekening worden gebracht. We praten hier over een Business 2 Consument principe.
Als de schuldenaar wel handelt namens een bedrijf of organisatie (dus ook een eenmanszaak of VOF) handelt mag een incassobureau eventuele dossierkosten extra in rekening brengen. Deze moet uiteraard wel in verhouding staan tot de werkzaamheden die gedaan worden. Veel incassobureaus doen geen dossierkosten door berekenen bij een schuldenaar die handelt namens een bedrijf of organisatie. Incassoadvocaten en gerechtsdeurwaarders doen dat wel altijd. We praten dan over een Business 2 Business principe.
Voor zakelijke schuldenaren is de Wet Incasso Kosten uit 2012 een regelende wetgeving en daar mag dan van worden afgeweken. Redelijke dossierkosten voor een business 2 business vordering schommelen van € 50 tot € 95.
Enige tijd geleden behandelde ik een zaak waarbij een incassobureau bij een vordering met een hoofdsom van € 2000, naast de incassokosten en wettelijke rente, € 900 overige kosten in rekening bracht bij een schuldenaar die niet handelde namens een bedrijf of organisatie. Bij een eerste contact gaf het incassobureau aan dat het ging om briefpapier, postzegels, uurtarief, informatiekosten, etc. Dit mag dus niet. Na twee briefjes en een telefonisch onderhoud werden de € 900 in mindering gebracht. Gedurende de dossierbehandeling bleek dat ook het bedrag van de wettelijke rente en de incassokosten te hoog waren. Ook dit is toen, na dreiging met een zitting bij de kantonrechter, hersteld.
Wat mag wel en wat mag niet?
Het komt regelmatig voor dat een incassobureau met een zeer dreigende houding de schuldenaar probeert te intimideren. Dreigen met loon- of bankbeslag, executie van de inboedel, etc. Een incassobureau kan dat wel zo leuk roepen, maar ze hebben geen juridische status en die acties mogen alleen als het een gerechtelijke incasso betreft die in behandeling is bij een incassojurist, incassoadvocaat of gerechtsdeurwaarder. Dan nog mag dit pas na uitspraak van de rechter. Tenzij de vordering van de gemeentelijke- of belastingdeurwaarder (inclusief het waterschap) komt. Dan mag er wel loon- of bankbeslag of beslag op inboedel worden gelegd. Ervaring leert wel dat deze gemeentelijke en belastingdeurwaarders vaak erg voor rede vatbaar zijn als er open en rustig met hen wordt gecommuniceerd. Er kan dan vaak nog wel een aflossingstraject worden besproken.
Buitengerechtelijke incasso
Een incassobureau voert het buitengerechtelijke incassotraject uit. Dit houdt in dat op een minnelijke wijze wordt getracht de vordering, al dan niet via een betalingsregeling, te innen. Vaak sturen ze twee brieven en plegen ze een aantal telefoontjes met de schuldenaar om concrete afspraken te maken ten behoeve van de vordering. Bij dit traject komt geen gerechtelijke procedure bij de rechtbank aan de pas. Dat is alleen bij een gerechtelijk incassotraject. Dat traject kan worden ingezet wanneer een buitengerechtelijk incassotraject niet slaagt.
Gerechtelijke incasso
Gerechtelijke incassotrajecten worden uitgevoerd door gerechtsdeurwaarders, incassojuristen of incassoadvocaten. Vaak geven zij nog eenmaal de kans om zonder de weg naar de rechter echt te bewandelen om de vordering, al dan niet met een acceptabele afbetalingsregeling, op te lossen. Wanneer dit niet mogelijk is zal er een dagvaarding worden opgesteld en deze persoonlijk worden bezorgd door een deurwaarder (betekend) met daarbij de oproep om bij de rechter te verschijnen. Het maken van betalingsregelingen is bij de rechter niet mogelijk. De rechter oordeelt of het incassotraject correct is verlopen en zal vragen stellen waarom er niet betaald is. In veel gevallen zal de rechter oordelen dat de schuldenaar moet betalen en dat de kosten voor het gerechtelijke traject ook worden doorbelast. Dit zijn dan griffiekosten en proceskosten. Zodra de rechter uitspraak doet wordt er een vonnis gemaakt op papier en wordt deze per post of ook door een deurwaarder persoonlijk afgegeven. Vanaf dat moment moet er betaald worden aan de deurwaarder die wel de mogelijkheid heeft om beslag te leggen op salaris, bankrekeningen, spaarrekeningen, inboedel, etc. Wanneer er dan nog niet betaald wordt kan de deurwaarder besluiten om eventueel inboedel te gaan veilen op een openbare veiling. Alle kosten zijn dan ook voor rekening van de schuldenaar.
Een incassobureau is hiertoe niet gerechtigd. U kunt zich wel laten bijstaan door een jurist die namens u optreedt. Deze jurist zal echter niet gratis zijn, maar zal ook geen honderden euro’s berekenen omdat het vaak om een korte procedure gaat. Daarbij komt dat een jurist vaak tot 65% goedkoper is dan een advocaat.
Keurmerk en incassovereniging
In Nederland is er voor incassobureaus een keurmerk en een incassovereniging. Deze schrijven hun leden voor hoe zij het incassotraject moeten uitvoeren en waar zij rekening mee moeten houden. Het lidmaatschap of het aanvragen van een keurmerk kost geld en incassobureaus zijn niet verplicht zich aan te sluiten bij een incassovereniging of een keurmerk te dragen. Dit zegt overigens niet dat een incassobureau die het incassokeurmerk draagt geen dreigende houding aanneemt. Het kan zijn dat zij zich toch intimiderend opstellen. Heeft u klachten over een incassobureau welke een keurmerk draagt? Doe dan melding bij de incassovereniging. U kunt ook altijd naar een advocaat of (HBO) jurist stappen om namens u op te treden tegen het incassobureau. Let wel, aan het inschakelen van een advocaat of jurist zijn wel kosten verbonden. Zit u al in de schuldhulpverlening of in dit voortraject, maak dan melding bij de schuldhulpverlener. U kunt ook klachten over incassobureau’s indienen bij Consuwijzer. Helaas is er in de branche een brede problematiek als het gaat om het onder druk zetten van schuldenaren. De Tweede Kamer is hier mee bezig, maar het is niet duidelijk hoe zij dit gaan aanpakken. De ACM (Autoriteit Consument en Markt) is ook bezig met een onderzoek hoe de problemen opgepakt en aangepakt kunnen worden.
Tips
- Krijgt u een incassobrief? Controleer of u wel of niet betaald heeft en neem snel contact op met het incassobureau om duidelijke afspraken te maken. Heeft u betaald? Dan zullen ze daar een bewijs van willen zien. Heeft u niet betaald en u kunt de vordering niet in één keer betalen? Probeer dan een betaalregeling te treffen. Wees het incassobureau een stapje voor en neem dus zelf contact met hen op. De welwillendheid tot het samen komen tot oplossingen is dan vaak heel groot;
- Reken altijd even de incassokosten en wettelijke rente na en kijk even goed of er geen dubieuze andere kostenposten zijn opgenomen in de berekening. Constateert u deze wel of denkt u dat er een foutieve berekening is gemaakt? Meldt dit dan zo spoedig mogelijk bij het incassobureau;
- Heeft u last van veel openstaande vorderingen en ziet u door de bomen het bos niet meer? Stap dan naar een schuldhulpverlener of de gemeente en meldt dit ook bij het incassobureau. Hiervoor is dan vaak begrip en kan er ook tot oplossingen gekomen worden.
Wat kan een Jurist voor iemand betekenen?
Een jurist kan het proces van het incassotraject zowel buitengerechtelijk als gerechtelijk uitvoeren voor de leverende partij. Een jurist kan ook namens schuldenaar actie ondernemen. Echter moet u dan wel een andere jurist zoeken dan die zaak van de leverende partij behandeld. Dit in het kader van belangenverstrengeling. Een jurist kan bijvoorbeeld wanneer blijkt dat er onredelijke en niet toegestane kosten worden berekend of dat er een welles-nietes spelletje of kastje-muur situatie ontstaat voor u in rechte optreden. De jurist loopt dan aan de hand van alle stukken het incassotraject door en kan kijken of er op die manier tot een betaalregeling getroffen kan worden of dat onredelijke of niet toegestane kosten in mindering gebracht kunnen worden. Daar een jurist vaak tot 65% goedkoper is dan een advocaat en we meestal niet meer dan 1 tot 2 uurtjes werk hieraan hebben zal de rekening van een jurist zich vrijwel zeker altijd terug verdienen. Een goede jurist zet zich daar in ieder geval voor in.