Op 25 maart 2015 heeft de rechtbank Noord-Holland in een uitspraak bepaald dat als iemand een beleidsbepaler of mede-bepaler is binnen een onderneming, stichting of vereniging, maar geen erkend bestuurslid is, deze toch mede- al dan niet hoofdelijk aansprakelijk gesteld kan worden voor diens beslissingen bij faillissement en/of juridische geschillen. Zeker als een bestuurder te kort schiet in zijn of haar taakvervulling of zaken zonder directe controle delegeert en de ‘beleidsbepaler’ kwesties laat regelen, overeenkomsten laat ondertekenen en ga zo maar even door.
Dit is niet de eerste keer dat dit soort uitspraken worden gedaan. Andere uitspraken kan je hier, hier, hier en hier vinden.
De beleidsbepaler
Even een uitleg over wat een beleidsbepaler is. Een beleidsbepaler, zoals hier bedoeld, is een persoon die geen bestuurslid is, welke niet is opgenomen in een akte bij de notaris en/of staat geregistreerd als bestuurder bij de Kamer van Koophandel, maar wel beslissingen neemt voor de organisatie. Ofwel een persoon die (mede) een richting bepaald, knopen door hakt en/of handtekeningen onder overeenkomsten zet. Al gaat het maar een leasecontract van een All-in-one copier en het daarbij behorende onderhoudscontract of het ondertekenen van een stageovereenkomst met een school en stagiair(e). De beleidsbepaler kan bij een Kamer van Koophandel als gemachtigde geregistreerd staan dat deze overeenkomsten mag ondertekenen en besluiten mag maken, maar ook al is dit laatste niet het geval, dan kan je toch door de wet als beleidsbepaler worden aangemerkt.
Dit geldt ook voor de belastingdienst als de belastinginspecteur dat van mening is. Hoe kan de inspecteur dat dan bepalen? Heel eenvoudig, de inspecteur spreekt met bepaalde mensen inhoudelijk en maakt een ‘deal’. Als die bepaalde persoon geen officieel bestuurder is, kan deze worden gezien als beleidsbepaler.
Geldt dit ook aangaande ondertekening van verhuurderscontracten? Ja, dit geldt voor alle soorten overeenkomsten.
Het gevolg
Het gevolg van een dergelijke rol, ook al wordt deze door de daadwerkelijke bestuurder(s) en beleidsbepaler zo niet erkend, is dat bij een faillissement, een aansprakelijkheidsstelling of een ander juridisch geschil de beleidsbepaler hoofdelijk of mede aansprakelijk kan worden gesteld. Dit kan dan als gevolg opleveren dat de beleidsbepaler deze ook persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld. Zowel civiel- als strafrechtelijk.
Voorbeelden
Voorbeeld 1:
Organisatie X is een stichting en begeleid 5 stagiaires van verschillende MBO en HBO opleidingen. De daadwerkelijk bestuurder ondertekend niet de stage- of praktijkovereenkomst, maar laat dit doen door een praktijkbegeleider of praktijkopleider (ongeacht of deze vrijwillig of in loondienst is). De praktijkbegeleider of praktijkopleider tekent de overeenkomst en zorgt voor een werkplek en spullen zodat de stagiair zijn of haar opdrachten kan doen. Stagiair valt op een dag van de één na laatste trede van beneden van de trap en breekt zijn of haar enkel. Wie is dan aansprakelijk? Bepaalde de praktijkbegeleider of praktijkopleider het beleid aangaande stagiaires? Dan is de praktijkbegeleider of praktijkopleider aansprakelijk. Heeft de stichting een aansprakelijkheidsverzekering? Dan is het nog maar de vraag of deze verzekering uitkeert. Ofwel een uitdaging voor de praktijkbeleider of praktijkopleider. De stagiair kan zowel de organisatie als de praktijkbegeleider of praktijkopleider aansprakelijk stellen voor geleden schade. Ook al gaat het maar om de kosten van ziekenhuisbehandeling bij voldoen eigen bijdrage of meer wanneer de stagiair meerdere negatieve gevolgen zou ondervinden. De kans dat de praktijkbegeleider of praktijkopleider persoonlijk hoofdelijk aansprakelijk wordt gesteld door een rechter heeft te maken met het feit hoe nauw betrokken bestuurders zijn bij de opleiding van de stagiair en de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer waarbinnen deze de praktijkopleiding volgt. De praktijkbegeleider of praktijkopleider kan wellicht aanspraak doen op diens eigen WA verzekering, maar ook dan is het de vraag of deze uitkeert.
Voorbeeld 2:
Persoon Y is werkzaam bij organisatie X en houdt zich bezig met commercie en verhuur van kantoorruimten. Persoon Y is geen bestuurder, maar in het kader van de commercie en verhuur bepaald Y mede het beleid en ondertekend daarin ook verhuurovereenkomsten van kantoorruimten. Bedrijf Z huurt een kantoorruimte van organisatie X en heeft persoon Y als diens contactpersoon waarbij de overeenkomst ook is ondertekend door Y. Op een ochtend vallen er plafondplaten en een TL lichtbak uit het plafond wegens slecht onderhoud. Apparatuur van bedrijf Z is beschadigd en kapot. Z stelt organisatie X aansprakelijk voor geleden schade en wil deze vergoed hebben. De bestuurder van organisatie X heeft het altijd druk en werkt op veel verschillende locaties en is niet tot weinig betrokken bij het onderhoud en de verhuur. In dat geval kan, wanneer bedrijf Z naar de rechter zou stappen om de kosten te verhalen, persoon Y mede aansprakelijk gesteld kunnen worden.
Voorbeeld 3:
Persoon A is namens organisatie C verantwoordelijk voor de financiële administratie. Waaronder alle belastingtechnische zaken vallen. Persoon A wordt ondersteund door persoon B. De bestuurder overlegt één tot twee keer week een half uurtje met persoon A over de stand van zaken en houdt zich verder bezig met andere zaken. Bij een belastingcontrole, waarbij de inspecteur spreekt met persoon A, komt men er achter dat er al twee jaar geen BTW is opgegeven aan de belastingdienst. Ofwel er is verzuim gepleegd in de boekhoud- en deponeringsplicht. Persoon A onderhandeld met de inspecteur en samen komen ze overeen dat er doormiddel van een suppletie alsnog met terugwerkende kracht aangifte wordt gedaan en proberen ze te onderhandelen of er wel of geen boete opgelegd wordt. Suppletie wordt uiteindelijk ingediend en bij een nieuwe controle komen er boekhoudkundige fouten naar boven. De bestuurder is over de suppletie geïnformeerd, maar laat het persoon A verder oplossen, want die heeft er immers verstand van. De belastingdienst legt uiteindelijk een naheffingstoeslag en bestuurlijke boete op bij organisatie C. Dit kan een mogelijk faillissement betekenen voor C. Omdat persoon A de onderhandelingen, de administratie met machtiging heeft georganiseerd is A mede verantwoordelijk al dan niet hoofdelijk aansprakelijk voor de geleden schade. Surseance van betaling wordt aangevraagd en uiteindelijk wordt door de rechtbank een faillissement uitgesproken. De aangestelde curator wil er voor zorgen dat de belastingdienst zoveel mogelijk geld krijgt en meldt bij de rechter-commissaris over de rol van persoon A en een mogelijke onbehoorlijke rolvervulling van een bestuurder. De rechter-commissaris kan dan besluiten om A hoofdelijk en ook in persoon aansprakelijk te stellen.
Hoe dit allemaal te voorkomen
Hoe te voorkomen is heel eenvoudig. Kader, als beleidsbepaler, je verantwoordelijkheden af en laat dit vastleggen in een document waarin staat waarvoor je wel en niet gemachtigd ben en aan wie je verantwoording aflegt. Definieer duidelijk je verantwoordelijkheden en de punten waar jij je aansprakelijk voor acht en doe van eventuele andere zaken schriftelijk ook afstand. Je wilt immers niet persoonlijk failliet verklaard worden omdat een bestuurder de zaak maar aan zijn of haar laars lapt en van verantwoordelijkheden wegloopt.